Gestão de documentos: o que é, como fazer, benefícios e mais!

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A gestão de uma empresa engloba diversas responsabilidades, processos, burocracias e informações. Para que haja registro de tudo que é feito ao longo dos anos, inúmeros arquivos são criados. Mas será que existe uma gestão de documentos eficiente?

A realidade é que, na maioria das organizações, a resposta para a pergunta acima é negativa. Há pouca preocupação com a forma como os documentos são organizados, até que a desordem se torne um grande problema.

Para evitar esse quadro, queremos mostrar como sua empresa pode começar hoje mesmo a entender o valor da gestão de documentos e colocá-la em prática.

O que é a gestão de documentos e qual sua importância?

Pense em quantos documentos fazem parte da rotina de uma empresa. São papéis relacionados à rotatividade de funcionários, contratos com fornecedores, formulários, autorizações jurídicas, contas, impostos, comprovantes e muitos outros.

Em geral, eles precisam ser armazenados, pois, além de fazerem parte da história da organização, podem eventualmente ser requisitados por algum setor.

Ao longo de anos de trabalho, uma corporação reúne centenas desses documentos e, se não houver organização, eles se perdem e podem comprometer o funcionamento, criando problemas reais.

A gestão de documentos é um método implementado justamente para criar padrões de organização de arquivos. Isso vai permitir que a gestão e equipe acessem informações importantes de forma prática e rápida.

Quais são os objetivos desse método?

É importante que todo gestor entenda a relevância da gestão de documentos. O quanto antes esse método é implementado em um negócio, menores são as probabilidades de problemas posteriores.

Separamos alguns objetivos centrais que devem ser considerados em relação a essa maneira de tratar documentos na empresa.

Organizar arquivos

Atualmente, empresas podem armazenar documentos de diversas formas como:

  • servidores dedicados;
  • arquivos de papel;
  • cloud computing.

Independentemente do método escolhido, a gestão de documentos é necessária para que haja padronização e otimização, tanto no que for criado, quando do que precisar ser acessado.

Documentos em fase corrente, por exemplo, precisam estar em locais estratégicos para serem encontrados facilmente. Já os menos usados, chamados de fase intermediária, podem ocupar outros espaços, mas, ainda assim, devem estar em arquivos que possam ser acessados pelas equipes.

Garantir agilidade no acesso

A rotina em uma empresa costuma exigir agilidade para que situações se resolvam de forma rápida e correta. Em um negócio, a tomada de decisão sempre é favorecida pela variedade de informações na mão do decisor.

Em diversos cenários, a demora para encontrar determinado documento pode comprometer o sucesso de uma operação. Como exemplo, podemos pensar em um momento de crise ou uma negociação importante.

Ter informações organizadas estrategicamente vai permitir que o acesso seja feito de forma ágil por toda equipe.

Promover segurança

A gestão de documentos garante a segurança de diversas maneiras. Em primeiro lugar, juridicamente, já que papéis comprobatórios serão guardados para assegurar que a corporação está alinhada à legislação e correta em seus procedimentos burocráticos com clientes, fornecedores e funcionários.

Depois, pode-se considerar também a segurança de manutenção dos documentos, já que a gestão correta se preocupa com a maneira que eles são armazenados, seja em meios digitais ou físicos. Isso evita que papéis se percam ou que arquivos sejam apagados ou adulterados virtualmente.

Reduzir volumes

Enquanto deixar de preservar alguns papeis pode gerar uma crise, a ausência de padrões no arquivamento de documentos também pode trazer problemas relacionados ao excesso de itens guardados.

A gestão também contribui para que apenas o que é realmente relevante seja arquivado, deixando de lado papéis que poderiam ser destruídos, liberando espaço e otimizando a busca pelo que é importante.

Como investir na gestão de documentos?

Começar um processo de organização e administração da documentação corporativa é desafiador e deve ser feito o quanto antes. Veja alguns passos para investir nesse processo de forma correta.

Digitalizar documentos

A digitalização de documentos é um grande passo para a gestão deles. Além de ser uma alternativa mais sustentável optar por documentos digitais, o uso deles traz inúmeros benefícios.

A economia de espaço físico e de pessoas encarregadas da separação e manutenção deles é uma das vantagens. Outro fator positivo é a democratização do acesso, permitindo que os arquivos estejam em locais em rede que sejam acessíveis a todos os envolvidos no processo.

Documentos digitais são também mais difíceis de serem adulterados ou roubados, visto que já existem diversos sistemas que controlam e registram o acesso de pessoas a eles.

A administração dos documentos digitalizados e sua redistribuição em pastas específicas será um processo muito mais ágil do que fazer isso de forma manual com arquivos físicos.

Criar padrões de processos

A criação de padrões é uma das etapas mais importantes da gestão de documentos pois é ela que vai garantir a real eficácia dos processos.

É preciso implementar um código de conduta para que todos aqueles que tenham acesso aos documentos da empresa saibam como proceder em relação a eles. Isso inclui o acesso, a criação de novos itens, a movimentação, o compartilhamento e a exclusão de papéis e dados.

Entre as questões que uma norma de administração de documentos vai abordar está a classificação deles, segundo a constância do seu uso e sua relevância para o setor ou para a empresa. Isso vai definir tanto o caminho que será feito ao arquivo quanto o tempo que ele será mantido.

Essas normas vão garantir uniformização e serão repassadas a todos os setores, de forma que o manuseio de documentações será ágil e seguro.

Escolher as ferramentas corretas

As ferramentas usadas para a gestão de documentos também são um fator relevante para o sucesso. É necessário investimento em infraestrutura adequada e, nesse aspecto, cada vez mais organizações optam pelos meios digitais.

A digitalização de documentos é um caminho mais seguro para o arquivamento a longo prazo, além de liberar espaço físico da empresa. Junto a isso, o armazenamento em nuvem com o cloud computing proporciona mais segurança, já que os arquivos não estão fisicamente passíveis de intervenção.

As transformações digitais têm permitido que o RH das empresas seja muito mais estratégico em seus processos. A gestão de documentos é um dos métodos que pode ser implementado e aprimorado com sucesso tendo a tecnologia como aliada.

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você. Outros profissionais podem se beneficiar dessas dicas, por isso, que tal compartilhar este conteúdo em suas redes sociais?

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